Guide
Hvordan kommer man i gang med AI? Sådan gør en SMV – uden en stor plan
Opdateret · Kasper og Peder, Vaext
Sådan kommer man i gang med AI i en virksomhed med 10–50 ansatte: Find den opgave, der koster mest tid, løs den i de systemer, I allerede har, og mål før og efter. Lær én kollega pr. afdeling op, så det ikke står og falder med dig. Tag så den næste. Ingen stor plan, der skal godkendes i tre led.
Det er ikke viljen, der mangler. Det er timerne.
Hvor mange danske virksomheder bruger AI i 2026?
55 % af de danske virksomheder med 10–49 ansatte brugte AI i 2026. Men kun 22 % brugte det til at automatisere arbejdsgange. (Kilde: Danmarks Statistik, tabel ITAV28)
Med andre ord: De fleste har en ChatGPT-konto. Få har fået opgaverne til at køre af sig selv. Det er det skridt, guiden handler om.
Assistent eller automatisering?
AI kan bruges på to måder. Som assistent, der hjælper dig, når du beder om det – med mails, referater, tilbud og oplæg. Og som automatisering eller agent, der selv klarer en opgave, der gentager sig: ordrer, tilbud, dokumentation, nye kunder og overblik over økonomien. Den største gevinst ligger typisk i den sidste.
| Område | Assistent (du beder om det) | Automatisering (kører af sig selv) | Eksempel fra vores kunder |
|---|---|---|---|
| Møder | Referat ud fra Teams-tekst | Referat, opgaveliste og opfølgningsmail i din stil | Bruges i dag af et fynsk rådgivende ingeniørfirma |
| Tilbud | Udkast ud fra dine noter | Tilbud med jeres priser og standardtekster | Fra 15 til 2 minutter pr. tilbud |
| Ordrer | – | Ordrer fra mail oprettet i systemet | Fra 20–50 til 2–3 minutter om dagen |
| Dokumentation | Opsummering af en sag | Dokumentation efter hver opgave | Fra en time til fem minutter |
| Salg | Læse op på en kunde | 10–15 kvalificerede emner hver mandag | Ti minutter pr. emne i stedet for tre timer |
| Økonomi | Forklare et regnskab | Fælles overblik og fakturering af udført arbejde | 200–300.000 kr. faktureret, som havde manglet i fem år |
Hvad AI bruges til hos vores kunder, med deres egne tal, står under cases.
Hvordan kan en lille virksomhed bruge AI?
Start med én opgave, der gentager sig og koster jer timer hver uge. Lad være med at starte med en strategi, et nyt system eller et kursus i et værktøj. Har I 10–50 ansatte, er der nok gentagelser til, at det batter – men ikke nok folk til, at nogen har tid til at drive forandringen ved siden af. Dér skal man begynde.
Hvordan kommer man i gang med AI? Fem trin
Trin 1: Find flaskehalsen (uge 1–2)
Gå rundt og spørg dem, der laver arbejdet. De kender flaskehalsen bedre end nogen. Spørg:
- Hvad taster I to gange?
- Hvad venter på én bestemt person?
- Hvad bliver skubbet til næste uge?
- Hvad laver du klokken 21, som du ikke burde?
Skriv svarene i en tabel:
| Opgave | Timer om måneden | Hvem laver den | Gentager sig? | Let at se, om den er rigtig? |
|---|---|---|---|---|
| Fx ordrer fra mail | 20 | Kontoret | Hver dag | Ja |
Den med flest timer og to ja'er vinder.
Trin 2: Løs én opgave – i jeres egne systemer (måned 1)
Byg løsningen op mod det, I har i forvejen: mail, regneark, økonomisystem, ordresystem. Det nye system, ingen bruger, er det mest almindelige fejlskud. Målet er færre steder at kigge, ikke flere.
Trin 3: Få dine folk med (måned 1–3)
Forandring sker ikke i et system. Den sker hos dine folk. Se næste afsnit.
Trin 4: Mål, om det virker
Skriv før-tallet ned, før I går i gang. Mål igen efter en måned. Uden et før-tal ved ingen, om det har virket – og så bliver det til mavefornemmelse igen.
Trin 5: Tag den næste
Når det kører, tager I fat på den næste flaskehals. For hver runde bliver virksomheden lidt lettere at drive.
Hvordan får medarbejderne det taget i brug?
Med en tovholder pr. afdeling og oplæring i deres egne opgaver. Tovholderen er en kollega, der tester med rigtige opgaver og bliver den, de andre spørger – ikke en konsulent, og ikke dig. Oplæringen er ikke et kursus i et system, men en gennemgang af deres egen hverdag, som den ser ud nu.
Tjekliste til de første uger:
- Medarbejderne er spurgt, før noget bygges
- Der er én tovholder pr. afdeling
- Løsningen er testet med rigtige opgaver
- Undtagelser og godkendelser ligger hos et menneske
- Nogen følger tæt med de første uger efter drift
Typiske opgaver at automatisere
Opgaver, der gentager sig og bliver løst ved at læse noget, slå op og taste ind et andet sted. Typisk: ordrer fra mail, tilbud, dokumentation efter en opgave, mødereferater, opfølgning på nye kunder, fakturering af udført arbejde og overblik over økonomien. Mere om AI-automatisering.
Make, Zapier eller n8n – eller skal vi have hjælp?
Make, Zapier og n8n er værktøjer, der kobler systemer sammen efter regler, du selv sætter op. n8n kan også køre på jeres egen server. Har du en medarbejder med lyst og tid, er de et fint sted at starte med enkle flows. Mangler tiden – og det gør den for de fleste – er det ikke værktøjet, der er problemet. Vi bruger det værktøj, der passer til jeres systemer.
| Situation | Vores råd |
|---|---|
| Én fast regel, data ser altid ens ud | Make eller Zapier er nok |
| Data skal blive på jeres egen server | Kig på n8n |
| Mails og dokumenter, der ser forskellige ud | Så skal der AI ind |
| Ingen har tid til at bygge og vedligeholde | Få hjælp |
Skal vi have en AI-strategi først?
Nej. Ikke en stor en. Men I skal have en kort AI-politik: hvilke værktøjer må bruges, og hvilke data må aldrig lægges ind. Den tager en time at skrive. Brug vores gratis skabelon til en AI-politik.
Vil du selv i gang med AI på dit eget arbejde, så se AI-kursus for ledere. Og hvad koster det at få hjælp? Se priser.
Spørgsmål og svar
Hvordan kommer man i gang med AI?
Find den opgave, der koster mest tid, og løs den i de systemer, I allerede har. Mål tiden før og efter, og lær én kollega pr. afdeling op, så det ikke står og falder med én person. Når det kører, tager I den næste. Hos Vaexts kunder kører de første ting typisk inden for en måned.
Hvordan kan en lille virksomhed bruge AI?
Ved at starte med én opgave, der gentager sig og koster timer hver uge – fx ordrer fra mail, tilbud eller dokumentation. Byg løsningen i de systemer, I allerede bruger, i stedet for at købe et nyt. Hos en håndværksvirksomhed gik dokumentationen fra en time til fem minutter pr. opgave.
Hvor mange danske virksomheder bruger AI i 2026?
55 % af virksomhederne med 10–49 ansatte brugte AI i 2026, men kun 22 % brugte det til at automatisere arbejdsgange, ifølge Danmarks Statistik (ITAV28).
Hvordan får medarbejderne det taget i brug?
Med én tovholder pr. afdeling, der tester med rigtige opgaver og bliver den, kollegerne spørger, og med oplæring i medarbejdernes egne opgaver frem for et kursus i et system. De første uger efter drift skal nogen følge tæt med og rette til.
Make, Zapier eller n8n?
Make og Zapier er nok til enkle regler, hvor data altid ser ens ud. n8n kan køre på jeres egen server. Skal mails og dokumenter, der ser forskellige ud, forstås, skal der AI ind – og mangler tiden til at bygge og vedligeholde, er det dér, man skal have hjælp.
Skal vi have en IT-afdeling?
Nej. I skal kende jeres forretning og jeres opgaver. Det tekniske kan en ekstern partner tage sig af.